Etterbehandling og fletting av dokumenter

Fletting av dokumenter from LANDAX on Vimeo.

 

 

Ved bruk av dokumenter i systemet kan dokumentene etterbehandles. Dette gjør seg gjeldende når dokumentene lastes ned av brukerene av systemet, men ikke når man bruker direkteredigering, eller bruker valget for å laste ned originalfil.

 

Valg for etterbehandling finnes nederst på skjemaet for dokumentmetadata:

 

clip0065

 

PDF-konvertering

 

Ved bruk av dette valget, vil man få en PDF-versjon i stedet for originalformatet. Fordeler med dette er bl. a. at man unngår at filene redigeres i etterkant, og at det da oppstår flere ulike versjoner av dokumentene.

 

Merk: I noen tilfeller lar ikke alle objekter i originaldokumentet seg konvertere. Dette gjelder spesielt ved bruk av geometriske figurer. PDF-konvertering skjer via en ekstern tjeneste. Layout vil i noen tilfeller kunne endre seg.

 

PDF-konvertering av dokumenter er kun tilgjengelig for filformatet .docx.

 

Fletting

Dokumenter i dokumentmodulen kan flettes med metadata som lagres med dokumentet. Du kan automatisk få inn datoer for revisjon, ansvarlig for dokumentet, og mange andre relevante felter, i det dokumentet sendes ut eller lastes ned.  Under her er en steg-for-steg-beskrivelse for hvordan du går frem. For fletting av maler som skal brukes ellers i systemet for utsendning etc, eks: prosjektrapport, avviksrapporter, osv.: Se en beskrivelse for det her.

 

Fletting av dokumenter er kun tilgjengelig for filformatet .docx. Fletting skjer via en ekstern tjeneste. Layout vil i noen tilfeller kunne endre seg.

 

1. Huk av i "Flett ved nedlasting" i boksen for "Etterbehandling".

 

2. Velg "Last ned flettefelter" i boksen for "Etterbehandling".

 

3. Åpne dokumentet du ønsker å flette i (enten via nedlasting, eller direkteredigering). I Word velger du "Mailings", klikk på "Select recipients", velg "Use existing list"

maler

 

4. Velg filen for flettefelter som du akkurat lastet ned, som begynner med "documents-mergefields".

choosetemplatefieldsfile

 

5. Velg "Insert merge field" og velg fra listen hvilket felt du vil sette inn. Nå kan du forme malen slik du ønsker, og flettefelter med data fra dokumentet.

mergefields

 

6. Når du er ferdig med å sette inn flettefelter, kan du lagre dokumentet. Dersom du lastet ned dokumentet manuelt (ikke via direkteredigering), må du laste opp dokumentet på ny, ved å bruke "Erstatt filen"-knappen på skjemaet for dokumentmetadata.

 

7. Test flettingen ved å trykke på "Last ned filen".

 

Merk: Flettemulighet for logo er under utarbeidelse.

 

Fletting av maler:

For fletting av maler som skal brukes ellers i systemet, eks: prosjektrapport, egne dokumentmaler, osv.: Se en beskrivelse for det her.