Dokumentstatus og arbeidsflyt

Et dokument består av en eller flere versjoner. En versjon har alltid en status. Et dokument kan gjerne ha en versjon under arbeid, en versjon som er publisert og tilgjengelig for brukere flest, og flere versjoner i historikk.
 

 
 

Status

 

1.Under utarbeideidelse
I forbindelse med utarbeidelse av et dokument kan det være nyttig at dokumentet har status under arbeid. Det vil si at dette ikke er et publisert dokument enda.
Når et publisert dokument skal endres, bør man opprette et utkast. Det vil si at man oppretter en ny versjon av dokumentet og denne versjonen får status utkast.
 
Versjoner under arbeid:
 
IconDocumentStatusDraft
1.1 Utkast
Et dokument kan opprettes som utkast. Det vil si at gjeldende versjon av dokumentet har status Utkast.
På et publisert dokument kan det opprettes et utkast. Det vil si at gjeldende versjon fortsatt er publisert, men i tillegg er det opprettet en kopi med status Utkast. Dette utkastets innhold og metadata (opplysninger) kan endres uten at gjeldende versjon påvirkes. Når utkastet er ferdig kan man ved hjelp av status-aksjonsknappene øverst i skjemaet eller i versjonslista flytte dokumentet til neste status.
 
IconDocumentStatusReview
1.2 Til høring
Fra utkast kan man sette dokumentet til høring. En e-post med link til dokumentskjemaet sendes til valgte høringsdeltakere. Disse får anledning til å skrive inn sine kommentarer til høringsutkastet.
Fra høring kan man velge om dokumentet skal arbeides mer med, ved å velge Sett tilbake til utkast. Eller man kan sende det til godkjenning.
 
IconDocumentStatusApprove
1.3 Til godkjenning
Man kan sende dokumentet til godkjenning. En e-post med link til dokumentskjemaet sendes til valgt godkjenner. Godkjenner kan velge om dokumentet skal godkjennes elle avvises. Hvis det avvises vil det bli satt tilbake til utkast.
 
IconDocumentStatusReadyToPublish
1.4 Klar til publisering
Det kan settes opp om et dokument skal publiseres direkte etter godkjenning eller ikke. Hvis et godkjent dokument ikke er blitt publisert vil det få statis klar til publisering. Ved å klikke på knappen Publiser nå, vil dokumentet straks bli publisert.
 
IconDocumentStatusDiscarded
1.5 Forkastet
En versjon under utarbeidelse kan forkastes. Det betyr at versjonen ikke skal brukes.
 

IconDocumentStatusPublished

2.Publisert
Når dokumentet er ferdig utarbeidet, kan det sendes videre i arbeidsflyten. Når dokumentet har vært innom alle relevante kvalitetsledd, kan dokumentet bli satt publisert. Et publisert dokument vil bli tilgjengelig for vanlige brukere.
 
IconDocumentStatusRevoked
2.1 Tilbaketrukket
Et dokument som har vært publisert kan for en kort tid trekkes tilbake. Det vil da ikke være tilgjengelig for vanlige brukere.
 
IconDocumentStatusHistory

3.Historikk
Når et dokument ikke gjelder mer, kan det få status Historikk. Det er flere gode grunner til at slike dokumenter først ligger i historikk før de eventuelt blir slettet.
Når en versjon blir publisert, vil forrige publiserte gjeldende versjon bli satt til historikk. Samme dokument kan ha flere versjoner i historikk.
 

 

 

Dokumenttyper

 
Et dokument kan være av en gitt type. Dette kan være prosedyre, instruks, rutine, skjema, referat etc. Det vil være naturlig å stille forskjellige krav til arbeidsflyten for forskjellige typer. Noen typer vil man kreve godkjenning før publisering, andre typer vil man kreve en høringsrunde før godkjenning og igjen for andre vil man ikke kreve noe som helst før publisering. Dette kan spesifiseres i typeoppsettet til dokumentmodulen.
 
Om ikke typer er aktivert på ditt system, kan du aktivere denne funksjonaliteten på kontrollpanelet til dokumentmodulen. Velg kontrollpanel og velg modulen Dokumentbibliotek. Sett kontrollen Bruk dokumenttyper til JA.  

 

DocumentUseTypes
 

 

 

Velg typer fra seksjonen Konfigurasjon av grunndata for å se listen over mulige dokumenttyper

 

Inne på skjemaet til den enkelte type kan man sette opp hvordan dokumentflyten skal fungere. Hvilke trinn som skal være påkrevd, hvilke trinn som bare skal være tillatt eller hvilke trinn som skal være utelatt.
 
Documenttypes

 

 

 

Noen kommentarer til dokumenttypeskjemaet

Beskrivelsen kan oversettes til aktuelle språk i din implementasjon.

Aktiv. Så lenge det står Ja her vil denne typen være mulig å velge

Standard i dokumentmodul. Hvis det står Ja her, vil det si at når man oppretter et dokument i dokumentbiblioteket vil dette dokumentet som standard få denne typen. Det er kun en type som kan være standard.

Standard i andre moduler. Hvis det står Ja her, vil det medføre at denne når man oppretter dokumenter i andre moduler (for eksempel legger inn et bilde på et avvik) så vil de få denne typen som standard. Det er kun en type som kan være satt som standard i andre moduler. Det er å anbefale at det velges en type som standard for andre moduler som ikke setter krav til arbeidsflyt.

Tillat høring. Hvis det velges Ja her, vil det medføre at dokumenter av denne typen kan sendes på høring, men det er ikke påkrevd. Knappen for sende til høring blir synlig på dokumentskjemaet og man kan sende dokumentet til høringsdeltakere. Hvis det derimot velges Nei, vil det medføre at det ikke er mulig å sende denne typen dokumenter på høring.

Krev høring. Hvis det velges Ja her, vil det medføre at man ikke får publisert dokumenter av denne typen uten at det først har blitt sendt til høring. Det vil si at hvis man oppretter et dokument av denne typen vil det ikke bli automatisk publisert.

Brukergrupper som kan delta i høring: Når man sender et dokument på høring kan man velge høringsdeltakere. Hvis man velger en eller flere grupper i denne kontrollen vil det innskrenke listen over mulige høringsdeltakere. Hvis man ikke velger en gruppe her, så kan man velge hvem som helst fra medarbeiderlisten som høringsdeltakere.

Standard høringsfrist: Når man sender et dokument til høring, kan det være hensiktsmessig å sette en høringsfrist. Ved å legge inn et antall dager i denne kontrollen vil man få en automatisk høringsfrist.

Tillat godkjenning: Hvis man velger Ja her, vil det medføre at man kan sende dokumenter av denne typen til godkjenning. Knappen for godkjenning blir synlig på skjemaet. Hvis man velger Nei her, vil det føre til at det ikke blir mulig å godkjenne slike dokumenter.

Krev godkjenning: Hvis det velges Ja her, medfører det at dokumenter av denne typen ikke kan publiseres før de er godkjent. Alle dokumenter som blir opprettet med denne typen blir ikke automatisk publisert.

Standard godkjenningsfrist: Når man sender et dokument til godkjenning kan det være hensiktsmessig å sette en godkjenningsfrist. Ved å legge inn et antall dager i dettefeltet vil man få en automatisk godkjenningsfrist basert på datoen dokumentet ble sendt til godkjenning og dette feltet.

Publiser dokument automatisk når det godkjennes: Når denne kontrollen er slått på vil dokumentet umiddelbart bli publisert når det er godkjent. Hvis den ikke er på, så vil dokumentet få status Klar til publisering, og man må manuelt publisere dokumentet.

Brukergrupper som kan godkjenne dokumenter: Når man velger en eller flere brukergrupper her, vil man kunne velge blant medlemmene av disse gruppene når man velger hvem som skal godkjenne dokumenter av denne typen.

Tillat å godkjenne egne dokumenter: Hvis dette feltet er satt til Ja, vil man få anledningt til å godkjenne egne dokumenter. Egne dokumenter vil si at er forfatter for dokumentet.

 

 

 

 

 

 

 

Statusfilter i dokumentlista
 

Publisert: Når publisert er valgt vises dokumenter som er publiserte. Her vises det en linje per dokument, og denne linjen peker til gjeldende versjon av dokumentet.

Under utarbeidelse: Alle dokumenter som kun har en versjon og hvor denne versjonen er under utarbeidelse, samt versjoner som er under utarbeidelse vil komme frem i listen. Versjoner vil bli markert med et versjonsikon. Alle dokumenter som ikke er publisert eller satt til historikk er under utarbeidelse. Det vil si at for eksempel et dokument til høring er å finne under filtervalget Under utarbeidelse.

Historikk: Her vises alle historiske versjoner og alle dokumenter som i sin helhet er satt til historikk. Versjoner som er satt til historikk er markert med et versjonsikon.

 

Filteret kan velges kombinatorisk. Det vil si at man både kan se publiserte og under utarbeidelse samtidig.

 

DocumentListFilter

 

Hvis man viser historikk eller under utarbeidelse vil man se versjoner. Disse er markert med et versjonsikon.

 

DocumentVersionIcon
Ikon som vises ved linjer med utkast eller historiske versjoner

 

 

I kontrollpanelet for dokumentmodulen kan man sette at kun publiserte dokumenter skal vises som standard.
 
DocumentListStandardDraft
 

 

 

 

Sletting

 

Et dokument eller en versjon av et dokument kan slettes. Det normale er å sette dokumenter til historikk, men av og til er det hensiktsmessig å slette. Inne på skjemaet, kan du holde muspekeren over knappen som viser tre prikker ute til høyre, og sletteknappen vil komme tilsyne.
 
DocumentDelete
 
 

Det kan hende at man sletter et dokument ved en feil og ønsker å få det tilbake. Da kan man gå på Kontrollpanel > Dokumenter og velge siden Slettede dokumenter fra knappen oppe til høyre. Slettede dokumenter vil bli tilgjengelige på denne siden en stund. På denne siden kan man få tilbake det slettede dokumentet ved å klikke på den grønne knappen Gjenopprett.

 

DocumentDeleteRecycle