Versjonering

 

Et dokument kan bestå av en eller flere versjoner. En versjon vil ha en status. Det er alltid en versjon som er den den gjeldende. Hvis et dokument kun består av en versjon - for eksempel ved opprettelse av et nytt dokument - vil status til denne versjonen også være dokumentets status. Hvis dokumentet er opprettet som et utkast, vil også den gjeldende versjonen være et utkast.
 
Hvis man ønsker å gjøre endringer på et publisert dokument, vil det være å anbefale å opprette et utkast. Når utkastet er ferdig utarbeidet og eventuelt har gått gjennom kvalitetsledd som høring og godkjenning, kan man publisere den nye versjonen. Da vil den nye versjonen være tilgjengelig for brukerne. Når en ny versjon blir aktiv, vil alle steder dokumentet er i bruk i systemet umiddelbart være oppdatert. Den forrige publiserte versjonen blir satt til historikk.

 

 

Avhengig av hva som er satt opp for dokumenttypen kan en dokumentflyt for en versjon se slik ut:

DocumentWorkflowVersion'

Fra utkast kan versjonen gå videre via høring og godkjenning til publisering

 

Det kan også illustreres slik for flere versjoner av samme dokument:
 
DocumentWorkflowVersions

 
Versjon 1 av dokumentet kan være publisert. På grunnlag av denne versjonen opprettes versjon 2 som et utkast. Versjon 2 går via høring og godkjenning til å bli publisert, mens versjon 1 går til historikk. Versjon 3 blir opprettet på grunnlag av versjon 2 osv...

 

Arbeide med utkast

 

1. Lag et nytt utkast ved å trykke på knappen Opprett nytt utkast.

 

DocumentCreateDraft

 

 

2. Du vil bli plassert på fanen for versjoner. I versjonslisten finner du en kolonne med status til venstre. Utkast får status Under arbeid.  Utkastet vil få et versjonsnummer. Versjonsnummerering skjer automatisk. Gjeldende versjon er markert med en stjerne.

 

DocumentVersionList

 

Ved å trykke på den hvite knappen med blyant-ikon på utkastet vil du få opp dokumentskjemaet og du kan endre opplysninger og innhold.
 
Endre innholdet i versjonen enten ved hjelp av direkteredigeringsknappen eller ved å erstatte filen. Oppdater også opplysningene skjemaet. Til versjonen kan du også legge inn notater og kommentarer.

 

 

DocumentsVersionForm3

 

Så lenge versjonen ikke er publisert er den ikke tilgjengelig for vanlige brukere.

 

3. For å sette ny status på utkastet bruker du knappene i toppen av skjemaet. Alternative status er avhengig av hva som er påkrevd eller tilgjengelig for typen dokument du arbeider med.

 

DocumentVersionFormManyOptions
Her er det flere mulige status for utkastet. Dette settes opp ved konfigurering av dokumenttyper

 
DocumentVersionFormFewOptions
Her er det kun en  mulige status
 

På versjonsfanen kan du sette ny status under kolonnen Valg:

 

DocumentVersionList-2

 

Et utkast kan også forkastes. På skjemaet og i versjonslista ligger dette valget under knappen Flere valg.
 
DocumentDiscard
 
 
 
4. Når utkastet er publisert vil det føre til at den forrige gjeldende versjonen blir satt med status historikk. Det er ingen grense på hvor mange versjoner som kan ligge i historikken.